CONDICIONES GENERALES
CAPÍTULO 1: DISPOSICIONES GENERALES.
Este reglamento se aplica a todos los eventos organizados por la OCBE. Se completa con una guía para los expositores.
Al firmar la solicitud de registro, los expositores aceptan todas las condiciones, así como cualquier circunstancia especial o nueva que se les imponga. Se comprometen a respetar todas las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, incluida la legislación laboral.
EXPO INTERNATIONAL RD en lo sucesivo denominado «el Organizador» establece solo el lugar, la duración, las horas de apertura y cierre del evento, el precio de los stands, el de las entradas y la fecha de cierre de las inscripciones. Solo determina las categorías de personas o empresas autorizadas para exhibir y / o visitar el evento, así como el tipo de productos o servicios presentados.
Los servicios exclusivos de EXPO INTERNATIONAL RD son: fluidos, seguridad, resguardo, telecomunicaciones, gestión de cargos, calefacción y aire acondicionado, limpieza, recepción, bar, catering y salas de equipos técnicos y audiovisuales de las salas de conferencias y anfiteatros. Las compañías aprobadas por el organizador son las únicas autorizadas para realizar el trabajo y los suministros del equipo como parte del evento. El expositor tendrá que hacerse cargo del material puesto a su disposición, bajo la pena de soportar el costo de la sustitución del material deteriorado.
Toda la información sobre los detalles de la participación del expositor en un evento se proporciona en la Guía del expositor.
Esta guía contiene, en particular, las informaciones para la electricidad, agua, muebles, así como pautas para el desarrollo de stands y otras direcciones útiles.
CAPÍTULO 2: INSCRIPCIÓN Y ADMISIÓN
La solicitud de admisión se realiza mediante el formulario oficial establecido por el organizador.
El organizador examina las solicitudes y decide sobre las admisiones. El registro entra en vigencia solo después de su confirmación por escrito al expositor o al enviar su factura.
El organizador se reserva el derecho de rechazar, temporal o permanentemente, sin dar la razón. No se aceptarán reclamaciones hechas por expositores o terceros con respecto a la admisión o no admisión de casas o exhibiciones.
El organizador decide solo y como último recurso la admisión de los expositores y objetos de exposición.
El expositor debe informar al organizador de cualquier elemento o evento, que haya ocurrido o se haya revelado desde su registro, y que pueda justificar una revisión de su admisión.
Además, el organizador se reserva el derecho de solicitar, en cualquier momento, cualquier información adicional y, si es necesario, reformar una decisión de admisión pronunciada sobre información engañosa, errónea o inexacta. El depósito pagado entonces queda con el organizador, que se reserva el derecho, además de reclamar el pago en su totalidad del precio.
A menos de una derogación concedida por el organizador las agrupaciones solo pueden exhibirse en puestos colectivos si cada compañía, miembro del grupo, ha sido admitida individualmente y se ha comprometido a pagar las tarifas de inscripción. La domiciliación de empresas en un stand común sólo es posible desde 18m2 y está sujeta a la aceptación por parte del organizador.
El monto total de la cuota de participación para el evento será aceptado definitivamente por el organizador luego de la confirmación por escrito al expositor de su admisión. La falta de pago del saldo en el plazo estipulado gana la pérdida del derecho a exponer, quedando el depósito pagado irrevocablemente adquirido al organizador.
Además, el organizador se reserva el derecho de reclamar el pago del saldo del precio adeudado, a pesar de la no participación, por cualquier motivo, del expositor registrado. En el caso de que un expositor, por cualquier motivo, no ocupe su stand el día de la apertura del evento, o en el plazo de instalación establecido por el organizador, se considerará que ha renunciado y el organizador puede tener el stand del expositor en incumplimiento de pago sin que este último pueda reclamar ningún reembolso o compensación, incluso si el stand se asigna a otro expositor.
CAPÍTULO 3: ASIGNACIÓN DE UBICACIONES
El organizador establece el plan de eventos y distribuye las ubicaciones.
A menos que se estipule lo contrario, el registro no confiere ningún derecho al disfrute de un lugar en particular.
En la constitución de las partidas y la asignación de los lugares, el organizador se esfuerza por tener en cuenta el deseo expresado por los expositores, la naturaleza y el interés de los artículos o servicios que se proponen presentar, de la disposición del stand que planean instalar.
El organizador se reserva el derecho de modificar, siempre que lo considere útil en interés del evento, el diseño de las superficies.
El organizador no puede responsabilizarse por las ligeras diferencias que se pueden observar entre las dimensiones indicadas y las dimensiones reales de la ubicación, ni cualquier cambio en el entorno del stand (modificación de los stands adyacentes, reconfiguración de los pasillos) como y cuando se registren las inscripciones.
CAPÍTULO 4: INSTALACIÓN Y CUMPLIMIENTO DE STANDS.
La guía del expositor determina la fecha límite para que el expositor, antes de la apertura del evento, proceda al desarrollo de su stand y almacene allí lo que necesitará durante el evento.
El expositor debe cumplir con las instrucciones del organizador en relación con la regulación de las entradas y salidas de los bienes, en particular con respecto a la circulación de vehículos en el recinto del evento.
Los expositores, o sus directores, deben haber completado su instalación en las fechas y los límites de tiempo establecidos por el organizador. Una vez las fechas y las horas pasadas ningún embalaje, equipo, transporte, contratistas externos, podrán continuar, por cualquier motivo que esto ya sea y perjudicial para el expositor, acceder, mantenerse, o permanecer en el sitio del evento.
Cada expositor se encargará del transporte, la recepción, del envío de sus paquetes, así como el reconocimiento de sus contenidos. Todos los paquetes deben ser desempaquetados a la llegada. Si los expositores o sus agentes no están presentes para recibir sus paquetes, el organizador puede almacenarlos, desempaquetarlos o reenviarlos a expensas y riesgo de los expositores.
La instalación de los stands no debe, en ningún caso, dañar o modificar las instalaciones permanentes del lugar de exposición y no debe afectar la conveniencia o la seguridad de los demás expositores y visitantes.
La decoración especial de los stands está a cargo de los expositores y bajo su responsabilidad. En cualquier caso, debe estar de acuerdo con las decoraciones generales del evento, la visibilidad de los stands vecinos y las posibles estipulaciones de las regulaciones específicas y / o la guía del expositor sobre este punto.
En los espacios de exposición cerrados, todos los materiales utilizados, incluidas las cortinas y las alfombras, deben cumplir con las regulaciones, el organizador se reserva el derecho en cualquier momento de eliminar o destruir cualquier equipo o instalación no conforme.
El organizador también se reserva el derecho de eliminar o modificar aquellas instalaciones que dañen la apariencia general del evento, interfieran con los expositores o visitantes vecinos, o que no se ajusten a planes o proyectos específicos previamente. presentada.
El expositor debe estar presente en su stand durante la visita de los servicios encargados de la seguridad y cumplir, durante todo el evento, las medidas de seguridad impuestas por las autoridades públicas o por el organizador.
CAPÍTULO 5: OCUPACIÓN Y DISFRUTE DE STANDS.
Queda expresamente prohibido asignar, subarrendar o intercambiar, de forma gratuita o por una tarifa, la totalidad o parte de la ubicación asignada por el organizador.
A menos que haya una autorización previa por escrito del organizador, el expositor no podrá presentar en su sitio otros materiales, productos o servicios que los que figuran en la solicitud de admisión y responder a la nomenclatura de productos o servicios establecida por organizador. A menos que se indique expresamente lo contrario, la presentación y oferta de equipos de segunda mano están estrictamente prohibidas.
El expositor no puede, en ninguna forma, presentar productos o servicios o anunciar empresas o contratistas que no sean expositores, excepto con la autorización previa por escrito del organizador.
Los stands deben permanecer impecables durante todo el evento, la limpieza de cada stand, a expensas del expositor, debe realizarse todos los días y completarse para la apertura del evento al público.
Embalajes a granel, cubiertas utilizadas durante las horas de cierre, objetos no utilizados para la presentación del stand, guardarropa del personal debe mantenerse fuera de la vista de los visitantes. Por el contrario, está prohibido dejar las exposiciones cubiertas durante las horas de apertura del evento. El organizador se reserva el derecho de retirar lo que cubre los objetos sin que de ninguna manera pueda ser considerado responsable por cualquier daño o pérdida que pueda resultar. Los expositores y su personal deben estar bien vestidos y ser correctos para los visitantes (ni cuestionar al cliente ni desbordar el stand) ni a otros expositores.
En regla general el exhibidor no debe clavar, ni pegar objetos en las paredes. El exhibidor debería asumir el costo de los daños causados por su culpa. Debe abstenerse de guardar materiales como: combustible, armas de fuego, sustancias inflamables, articulas y mercancías prohibidas según la ley nacional o internacional.
GUÍA DE EXPOSITORES
Nombre: (EXPO INTERNATIONAL RD)
Género: Evento abierto al público en general.
Objetivo: Crear un gran evento cultural y comercial a nivel internacional.
Participantes: representantes de moda, cultura, agroalimentación, salud, etc.
Periodo: Anual
Lugar del evento
Centro de exposiciones de SANSOUCI
Santo Domingo República Dominicana
Número de visitantes y expositores
Número de visitantes esperados: 40,000
Número de expositores previstos: 250
Área de exposición: Más de 6.500 m2
Horarios y fechas
Desde el viernes 26 al domingo 28 de septiembre del 2025.
Viernes 26 de mayo desde las 11am hasta 11pm.
Sábado 27 y Domingo 28 de septiembre desde las 9.30am hasta 11pm
MONTAJE:
El montaje de los stands se realizará únicamente los miércoles 24 y jueves 25 de septiembre de 8:00 a.m. a 11:00 p.m.
DESMONTAJE:
El desmantelamiento de los stands se realizará únicamente: El lunes 29 y martes 30 de septiembre de 8:00 a.m. a 11:00 p.m.
EXPOSITORES BAGES:
A todos los expositores se les asignarán una cantidad de insignias según la superficie de su stand.
Ejemplo: (6 a 9m2 = 2 insignias, 10 a 20m2 = 3 insignias, 21 a 35m2 = 4 insignias, etc.).
Si desea credenciales adicionales, deberá realizar la solicitud desde su espacio de extranet Advertencia, las credenciales deben solicitarse antes del 20 de agosto de 2025
PROTECCIÓN Y SEGURIDAD:
El organizador se cuida de la guardia nocturna del evento en las mejores condiciones posibles, pero esto es una obligación de medios y no de resultados. La vigilancia no constituye supervisión individual de cada puesto.
Le recomendamos que observe estrictamente las horas de apertura, proteja su equipo y llamamos la atención de los expositores sobre el aumento de los riesgos de robo durante las fases de montaje y desmontaje, especialmente la primera noche de desmantelamiento.
RESIDUOS:
Más allá de 1 m3 de residuos, el organizador se reserva el derecho de cobrar la participación del expositor en el reciclaje de residuos.
Precio por m3 suplementario
ELECTRICIDAD:
Los stands equipados se entregan con una Caja eléctrica trifásica de 3 KWh., la iluminación básica, con 1 carril de 2 puntos para 6 m2 de superficie.
Para servicios adicionales, solicítelos directamente desde su espacio de extranet personal.
AGUA:
Para recibir este servicio y saber del costo, solicítelos directamente desde su espacio personal de la extranet del expositor.
El servicio básico incluye: la entrada de agua (tubería flexible terminada por una llave de paso macho con un diámetro de 15/21 mm), la salida de aguas residuales (tubería flexible con un diámetro de 40 mm).
APARCAMIENTO:
Estacionamiento para expositores
La organización le ofrece un espacio de estacionamiento para expositores durante toda la feria, incluido el montaje y el desmontaje.
Sin embargo, puede reservar plazas de aparcamiento adicionales de la gestión.
Precio: 20USD H.T./place adicional por 3 días
LIMPIEZA:
La limpieza de su stand está garantizado el día antes de la apertura del espectáculo.
Si desea que organizamos la limpieza de su stand durante las 3 noches de la exposición, puede realizar una solicitud desde su espacio de extranet de extranet.
Tarifa: 4,00 USD H.T. el stand por m2 para las tres noches
PARCELA RECIBO Y ALMACENAMIENTO:
El equipo de la organización puede recibir sus entregas si no está presente en el sitio. Estas entregas solo pueden realizarse a partir del miércoles 22 de septiembre. Por eso, le agradecemos que complete la solicitud de autorización de recepción de productos que se encuentra en los apéndices de la guía, antes del 1 de septiembre de 2025.
< Atención >
El equipo puede recibir sus paquetes de hasta 100 kg cada uno. No recibimos ni descargamos paquetes de más de 100 kg .
Podremos almacenar su embalaje vacío de forma gratuita en un lugar seguro durante la duración del evento.
Dentro del límite de un volumen total de 2m3.
Cada embalaje debe estar identificado con el nombre de su empresa o su signo
AZAFATAS:
Si necesita azafatas, intérpretes, etc.,
No vacile comunicarse con nosotros para informarnos de sus necesidades, colaboramos con diversas agencias especializadas en la recepción de salones y otros tipos de eventos.
SEGURO:
En el contrato está incluido un seguro responsabilidad civil para cada stand vendido. Para los expositores que quieran tener un seguro complementario podrá tomar contacto directamente con la compañía.
Ni el organizador, ni el propietario de la sala de exposiciones pueden responsabilizarse por daños a productos, stands, herramientas, incendios, robos o cualquier otra causa. Durante la estancia en el edificio o sus dependencias, el expositor debe asegurar su equipo contra todos los riesgos.
La gerencia y el propietario de la sala de exposiciones no pueden ser responsables de las lesiones sufridas por un expositor o un miembro de su personal durante su estancia en el edificio y sus dependencias.
ETIQUETAS:
Queda prohibida la distribución de stickers. Los costos incurridos para eliminarlos del piso, las paredes u otros stands correrán a cargo del expositor.
ALIMENTOS:
Cualquier distribución de alimentos (palomitas de maíz y otros) está prohibida en la Exposición, a menos que haya un permiso especial.
BONO DE SALIDA:
Durante la exposición, no se pueden transportar productos de exhibición fuera del edificio sin que el expositor (administrador o agente) haya obtenido previamente un bono de salida. Estos vales estarán disponibles en la recepción a partir del 22 de septiembre de 2025.
RUIDO:
El expositor debe respetar a los visitantes y sus compañeros expositores. Cualquier dispositivo que cause ruido excesivo está prohibido y será retirado de las instalaciones del expositor. Cualquier expositor que use un micrófono para realizar una demostración o una sesión de animación debe proporcionar obligatoriamente un espacio de 8 pies (2,44 m) entre el lugar donde está instalado el animador y el Callejón más cercano, desde todos los lados.
TU STAND EN DETALLES:
- ubicación exacta y el área de su stand.
- Puede organizar su stand según su gusto siempre y cuando no dañe el tema del espectáculo.
- Los expositores que deseen realizar instalaciones especiales o modificaciones o cambiar la ubicación de su stand solo están autorizados después de la validación por parte del curador del programa.
- Debes traer tus muebles y el equipo necesario para la exposición. Si no tienes material para exhibir, trabaja tus imágenes, tus dibujos y tus fotos … Trabaja los colores, la luz, las plantas … Un stand es un escaparate que debe atraer la atención del visitante.
CONSEJOS IMPORTANTE:
- Los expositores deben ocupar su stand y abrirlo al público durante la duración del espectáculo.
- El uso de la insignia es obligatorio durante la duración del espectáculo.
- El suministro del stand no está autorizado el día de la inauguración del espectáculo.
- Si desea ofrecer bolígrafos, artilugios, regalos promocionales a su nombre, ahora es el momento… Piense útil: imagine la actividad de su prospecto ideal y visualice dónde se encuentra el objeto que será útil. Práctico o simplemente siempre a la vista.
- No deje objetos de valor en el stand fuera del horario de apertura.
- Una vez más, no dude en ponerse en contacto con los organizadores para obtener consejos sobre la instalación, la organización o la presentación de su stand: siempre los encontrará en el stand de la organización.
PLANOS
Planta Baja
Planta Alta
